Презентация. Подготовка и проведение 2

Речь пойдёт о презентациях.
Очевидно, что успех презентации зависит от тщательной подготовки к ней.
В каких случаях проводить презентацию имеет смысл?
Как правило, презентацию в случае запуска нового продукта (услуги и пр.), открытия нового офиса (представительства), для подведения итогов (года, проекта, сезона), празднования даты фирмы (юбилей, годовщина и пр.). Соответственно, различные цели ставятся перед презентацией и различные показатели будут свидетельствовать о её успехе или провале.

Три этапа презентации: подготовка, проведение и результат.

1. Подготовка обеспечивает 70% успеха презентации.
Затраты на подготовку, соответственно, самые значительные. Условно их можно разбить на затраты на полиграфию, затраты на место проведения, затраты на питание и трансфер.

Самые значительные среди указанных видов затрат — это полиграфические расходы.
От качества презентационного пакета зависит значимость мероприятия и последующая огласка. Как правило, презентационный пакет включает папку, буклет о фирме (продукте, услугах и пр.), каталог, программу мероприятия, корпоративную визитку, календарь, презентационный CD-диск, бумагу для записей, сувенирную ручку и т.д.
Наполнение может варьироваться в зависимости от того, кому пакет будет вручён. Очевидно, что для участников, журналистов и VIP-гостей он будет разным.
Кроме того, необходимо сделать приглашения на презентацию (опять же, в зависимости от того, кому оно направляется, они будут разными) и бейджи для участников. Хорошим тоном считается напечатанная фамилия в приглашении, а не вписанная дрожащей рукой секретарши.
После рассылки приглашений (в идеале — лично в руки официальными лицами компании), за 2-3 дня до мероприятия необходимо обзвонить приглашённых с напоминанием.

Затраты на место проведения мероприятия разбиваются на аренду зала, аренду оборудования (микрофоны, усилители, оборудование для демонстрации слайдов и т.д.), оформление зала (шары, ленты).
Средняя арендная плата зала составляет в Волгограде 2,5-5 тыс. рублей за 1 час, в зависимости от места проведения, качества зала и количества посадочных мест.
Естественно, цена может меняться, в случае, если зал арендуется на длительное время или, например, администрация может предоставить бонусом оборудование. Стоимость оборудования может достигать 5 тыс. рублей.
Обычно, аренда платится не за 1 час, а за день.
Что касается оформления зала, то здесь «на вкус и цвет», как говорится, товарищей нет.
Для кого-то оформление шарами будет чересчур вычурно, кому-то достаточно просто бумажных табличек с именами участников, но эмоциональная составляющая дорогого стоит. Оформление придаст залу дополнительную значимость, задрапирует возможные недостатки помещения и облегчит проведение презентации.

Значительная презентация обязательно предполагает проведение фуршета (если мероприятие затяжное, скажем, конференция, обязательными станут кофе брейк, обед и т.д.).
Как правило, средняя стоимость фуршета рассчитывается, исходя из величины 200-500 рублей на одного человека.
Особенно важен фуршет для журналистов :), поскольку с ними надо дружить (формировать личную заинтересованность в исходе мероприятия), и они обеспечат широкую огласку презентации в своих изданиях. Если фуршет, обед и пр. «питательные» мероприятия будут проходить вне здания презентации, то необходимо организовать трансфер участников к месту события. Трансфер обязателен и в случае, если планируются иногородние участники (от гостиницы и обратно), не говоря уже об экскурсиях по городу и пр. Естественно, это определяется значимостью присутствия участника для результата презентации (конференции, семинара, симпозиума и т.д.).

2. Проведение презентации требует не меньшего внимания, чем этап подготовки.
Презентацию может проводить как сотрудник компании, так и специально приглашённый ведущий. Затруднюсь сказать, какой вариант лучше. Всё зависит от способностей ведущего. Бывают случаи, когда тема презентации специфическая, сторонний человек не сможет рассказать о ней так, как нужно, и его роль сводится только к предоставлению слова очередному руководителю.

Само мероприятие не должно быть затянуто.
Теория и практика показывают, что самое важное время — это первые пятнадцать минут мероприятия, когда степень внимания к событию максимальна. Естественно, никаких задержек и отступлений от программы, т.к. всё это демонстрирует уровень подготовки организаторов и формирует мнение о компании у приглашённых. Кроме того, приглашённые — не менее занятые люди (даже журналисты), которые планируют свой день, и отступление от плана может негативно сказаться на их отношении к презентации.

Справедливости ради отмечу, что элементарную вежливость должны продемонстрировать и приглашённые.
Это означает, что опоздания не приветствуются. Включённые телефоны тоже.

3. Результат каждая компания устанавливает сама в зависимости от специфики презентации.
Мероприятие может считаться успешным, если было освещено в таком-то количестве изданий, если вызвало такой-то процент обращений, повысило уровень продажи товара (или пользования услугой) и пр. Очевидно, что если компания ставит имиджевые цели, оценить эффективность презентации будет сложнее, т.к. воздействие на имидж имеет долгосрочный результат.

Опираясь на опыт проведения презентаций, отмечу, что эффективным считается такое мероприятие, которое вызвало отклик в 60% приглашённых изданий.

В наших затратах не нашёл отражение такой пункт, как приглашение официальных лиц.
На каждой презентации должен быть свой «свадебный генерал» — как правило, официальное лицо компании (администрации, деловых кругов и т.д.), придающее событию значимость.
Его приглашение тоже сопряжено с затратами (что, естественно, не афишируется и нигде не отражается.).

Таким образом, говорить о значимости всех трёх этапов для успеха презентации не имеет смысла.
Организовать их — серьёзная дирижёрская работа, которая не всем по силам, но которая сделает ваши пять секунд «моментом истины» и, возможно, приведёт к серьёзным отношениям с вашими избранницами.