Делу время... (часть 1)
Въезд — Сколько раз Вы жаловались, что времени катастрофически не хватает? Сколько раз сетовали на то, что в сутках всего 24 часа? Проблема не в отсутствии времени, а в том как мы им распоряжаемся и как его организуем.
Не сказать что проблема новая (подозреваю, что существует она с момента изобретения времени), просто в связи с ускорением бега жизни, она обрела остроту и стала объектом пристального внимания менеджеров всех уровней.
Организационные вопросы
Любое дело начинается с плана. Говорить о том, что необходимо поставить цель и ее преследовать не буду, т.к. это и так очевидно. Скажу лишь, что постановка цели (рабочая, личная, промежуточная, окончательная) — это основная отправная точка тайм-менеджмента. Достижение цели складывается из выполнения определенных конкретных действий. Например, моя цель — приобрести автомобиль. Действия: выбрать автошколу, пройти обучение, получить права, заработать денег (целая палитра вариантов))), изучить предложения автосалонов, посоветоваться со знакомыми специалистами, приобрести автомобиль. Крайне упрощенно, но тем не менее. В литературе приводится интересное сравнение, - съесть слона целиком крайне сложно, а вот разрезав его на части, на «бифштексы» намного проще. Так что режьте своих слонов на «бифштексы» и питайтесь правильно!
Где взять время?
А теперь давайте искать время!
Существует три типа времени:
- Полезное время. Рабочее время, время на сон (да-да польза для организма. - восстановление сил), время на занятия спортом (инвестиции в организм) и т.д.
- Техническое время. Время на дорогу до работы\дома, время на уборку квартиры, приготовление еды и т.д.
- Поглощенное время. В этом времени как раз и сконцентрированы наши основные потери, и как следствие резервы.
Рассмотрим поглощенное время подробнее.
Условно можно выделить шесть групп поглотителей времени. Первая группа — поглотители времени в сфере планирования. Такая ситуация возникает, когда не поставлены цели деятельности, когда установлены не реализуемые планы, когда дела планируются, но не делаются, кочуя с одной страницы ежедневника на другую, когда планирование осуществляется, но при это не устанавливаются сроки и ответственные. Знакомая ситуация?
Ко второй группе относятся поглотители связанные с организацией процесса труда — простой пример, - заваленный бумагами стол и мы тратим время на поиск нужного нам документа, ерунда, но если это время умножить на количество дней недель, и месяцев, цифра получится внушительная. Сюда же относятся проблема двоевластия в коллективе и проблема дублирования функций кем-либо еще.
Третья группа представлена потерями времени связанными с кадрами нашего дорогого предприятия. Не обученный персонал, требующий внимания и постоянного контроля; отсутствие нужного человека на месте (или вообще в штате!), решение сотрудниками личных проблем на работе. Все это значительно опустошает ваши запасы времени.
В сфере управления находится четвертая группа поглотителей времени. Руководители, как часто вам казалось, что лучше вас никто не сделает данную конкретную работу, хотя она и не относится напрямую к вашим функциям? Желание все делать самому, множество рутинных заданий при нежелании\неумении их делегировать, неспособность отдельных руководителей распределить обязанности в команде — яркие индикаторы поглотителей времени из четвертой группы.
Пятая группа — поглотители в сфере общения, а именно: долгие продолжительные совещания-планерки, посетители (я тут мимо шел..., я была в твоих краях...), обсуждение домашних дел (мы вчера такой фильм смотрели... а наш малыш вчера...) и просто элементарные разборки.
Ну и наконец шестая группа, когда наше время теряется на стадии принятия решения, когда мы принимаем либо слишком поспешное решение либо крайне запоздалое, когда мы не можем отказать кому-либо принимая на себя дела и проблемы других людей.
А теперь соедините все вместе... У вас есть план по достижению цели, и вы знаете где взять для ее достижения время. Дерзайте! Я горжусь вами!
To be continued
Петр Маслаков
